Managementassistent directie Wonen (2024)

• Proactief beheren van de agenda’s van managers en teamleiders, waarbij je prioriteiten stelt en afspraken regelt.
• Plannen van overleggen en vergaderingen, organiseren van bijeenkomsten en reserveren van vergaderzalen.
• Voorbereiden van reguliere overleggen, notuleren, opstellen van actielijsten en bewaken van de voortgang.
• Ondersteunen van de financiële administratie van de directie.
• Fungeren als het aanspreekpunt voor interne en externe contacten.
• Uitvoeren van aanvullende werkzaamheden voor diverse teams in opdracht van managers en teamleiders.
• Aanvragen van autorisaties, regelen van facilitaire zaken, registreren van gegevens in systemen en applicaties, en verzorgen van documentregistratie.

We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega’s zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega’s, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom!

Directie Wonen is onderdeel van het Cluster Ruimte en Economie en heeft als doelstelling voldoende beschikbaarheid van betaalbare, goede en veilige woningen, een rechtvaardige verdeling van de woningen en een rechtmatig gebruik van de woningen. Met die opdracht is de organisatie de laatste jaren volop in ontwikkeling. Met meer dan 250 collega’s werkt Wonen aan het helpen oplossen van de wooncrisis. Amsterdam is een populaire stad om te wonen, te recreëren en om te verblijven. Deze populariteit heeft gevolgen voor de vraag en aanbod aan woonruimte en voor de leefbaarheid. De roep de woningmarkt te reguleren groeit en wij helpen meer kwetsbare bewoners met het zoeken naar passende woonruimte. Wonen werkt hierin nauw samen met onder andere de directie Grond en Ontwikkeling en de Amsterdamse woningcorporaties.

De directie Wonen bestaat uit 2 afdelingen en in totaal 12 teams, je gaat werken bij het team bedrijfsvoering en werkt bij het directiesecretariaat nauw samen met 4 andere collega’s.

Voor deze functie Managementassistent directie Wonen beschik je over:

• Minimaal MBO-4 werk- en denkniveau, behaald via diploma's en/of werkervaring.
• Minimaal 5 jaar ervaring als secretaresse of ondersteuner.
• Ervaring met het creëren van draagvlak binnen een organisatie.
• Uitstekende vaardigheden in het gebruik van MS Office en MS Teams.

Aan competenties breng je mee:

• Plannen: Plant en coördineert activiteiten efficiënt om doelstellingen te behalen binnen een gegeven tijdsbestek, waarbij de middelen optimaal worden benut.
• Omgevingsbewustzijn: Laat blijken goed geïnformeerd te zijn over vakinhoudelijke, organisatorische, maatschappelijke, politieke ontwikkelingen of andere omgevingsfactoren en weet deze effectief te benutten voor de eigen functie of organisatie.
• Klantgerichtheid: Speelt in op de wensen en behoeften van de klant.
• Samenwerken: Levert een constructieve bijdrage aan een gezamenlijk resultaat, in het bijzonder aan de sfeer en de relaties binnen de groep of het team.

Als Managementassistent directie Wonen kom je ons 32 - 36 uur per week versterken en kun je rekenen op onderstaande arbeidsvoorwaarden.

• Een bruto maandsalaris van € 3.014,- tot € 4.244,- (schaal 8) op basis van een 36-urige werkweek. Het exacte salaris wordt afgestemd op de opleiding, kennis en ervaring die je meebrengt.
• Een arbeidsovereenkomst voor de duur van 1 jaar, met daarna de mogelijkheid op een overeenkomst voor onbepaalde tijd als je op dit moment nog geen, of een tijdelijke, arbeidsovereenkomst hebt bij de gemeente Amsterdam.
• Als je al een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd hebt bij de gemeente Amsterdam, dan behoud je deze en word je overgeplaatst.
• Ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden. Ons interne opleidingscentrum, de Amsterdamse School, biedt verschillende opleidingen, ontwikkeltrajecten en begeleiding in het werk waardoor je jezelf kan blijven uitdagen.
• Een individueel keuzebudget (IKB) van 17,05% van jouw salaris dat je kunt gebruiken voor bijvoorbeeld extra pensioenopbouw of extra verlofdagen.
• Een pensioenregeling bij ABP, het pensioenfonds voor overheid en onderwijs.
• Een reiskostenvergoeding van € 0,10 per kilometer voor reizen met de auto, € 0,15 per kilometer voor reizen met de fiets en € 0,21 per kilometer voor reizen met het OV. Dit geldt tot 45 kilometer enkele reis woon-werkafstand en voor het aantal dagen dat je op kantoor werkt.
• Voor thuiswerkdagen ontvang je een thuiswerkvergoeding van € 3,- netto per werkdag dat je thuis werkt.
• Een maandelijkse bijdrage in de ziektekostenverzekering.
• Een mobiele telefoon en/of laptop.
• Hybride werken: in deze functie kun je deels thuis en deels op kantoor werken. We bieden (thuis)werkmiddelen aan om je werkplek veilig en gezond in te richten.

Nieuwsgierig naar al onze arbeidsvoorwaarden? Bekijk de Personeelsregelingen Gemeente Amsterdam (PGA).

• Spreekt deze vacature je aan, dan ontvangen we jouw sollicitatie graag uiterlijk 29 september via de ‘direct solliciteren’ button.
• Deze vacature staat gelijktijdig intern en extern uit. Medewerkers van de gemeente Amsterdam hebben voorrang in de procedure.
• Wij ontvangen graag je motivatie, waarin je in maximaal 1 A4 pagina toelicht waarom jouw werkervaring en competenties aansluiten bij deze functie. Je motivatie wordt meegewogen tijdens de selectieprocedure
• De selectieprocedure bestaat uit een cv/brief ronde en 2 gespreksrondes.
• Sluit jouw cv aan bij de functie-eisen, dan nodigen we je graag uit voor een sollicitatiegesprek.
• De gesprekken vinden fysiek plaats, op onze kantoorlocatie aan de Amstel 1 te Amsterdam.
• Van elke collega die ons komt versterken vragen wij een recente Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).